Shop und ERP wechseln: Gleichzeitig oder nacheinander?

Wenn die bestehende Warenwirtschaft Bestellungen, Einkauf und Lager zuverlässig unterstützt, der Shop aber den Verkauf ausbremst, kann PrestaShop der erste Schritt sein. Das Team arbeitet zunächst mit vertrauten betrieblichen Abläufen weiter. Gleichzeitig lässt sich die neue Verkaufsoberfläche gezielt prüfen.

Der Preis dafür kann eine Übergangsanbindung an das alte ERP sein. Soll dieses wenige Monate später abgelöst werden, muss der Aufwand sichtbar im Angebot stehen. Wir würden vorher festhalten, welche Teile der Anbindung weiterverwendbar sind und welche nur für die Übergangszeit entstehen. Ohne diese Trennung sieht die erste Projektphase schnell günstiger aus, als der Gesamtweg tatsächlich ist.

Sind Artikelnummern, Preisregeln oder die Auftragsbearbeitung ungeklärt, löst ein neuer Shop diese Probleme nicht. Dann kann es sinnvoll sein, zunächst die Warenwirtschaft und die Arbeitsabläufe zu stabilisieren. Der vorhandene Shop bleibt vorübergehend bestehen und muss mit dem neuen ERP zusammenarbeiten können.

Auch dieser Weg braucht eine tragfähige Zwischenlösung. Kann der alte Shop nicht sinnvoll angebunden werden, fällt sein vermeintlicher Vorteil weg. Wenn Odoo als neue Warenwirtschaft vorgesehen ist, betrachten wir deshalb nicht nur den späteren PrestaShop, sondern ebenso den Zeitraum davor. Die Reihenfolge sollte zum Betrieb passen, nicht zur bevorzugten Software eines einzelnen Beteiligten.

Ein gemeinsamer Wechsel kann sinnvoll sein, wenn beide Altsysteme abgelöst werden müssen und eine zusätzliche Zwischenanbindung unverhältnismäßig aufwendig wäre. Er bündelt aber die Risiken: Neue Daten, neue Oberflächen und neue Abläufe treffen zur gleichen Zeit auf das Team.

Dafür brauchen beide Teilprojekte belastbare Ergebnisse vor dem Start. Ist nur der Shop fertig, trägt ein Kalendertermin die ERP-Einführung nicht über die Ziellinie. Wir würden in diesem Fall Umfang oder Termin anpassen. Ein gemeinsamer Start ist eine bewusst gewählte Variante, keine Abkürzung für fehlende Abstimmung.

Für die Entscheidung würden wir sechs Punkte gemeinsam mit Shopteam und ERP-Verantwortlichen durchgehen:

• Auslöser: Welches bestehende System verursacht das Problem, das zuerst gelöst werden muss?
• Abhängigkeiten: Welche Datenstruktur oder Entscheidung muss für den nächsten Schritt feststehen?
• Zwischenbetrieb: Kann der alte Shop mit dem neuen ERP beziehungsweise der neue Shop mit dem alten ERP arbeiten?
• Aufwand: Was kosten temporäre Anbindungen, doppelte Tests und spätere Anpassungen?
• Kapazität: Welche Mitarbeiter werden für Schulung, Datenprüfung und Abnahme tatsächlich benötigt?
• Freigabe: Welches nachweisbare Ergebnis erlaubt den Beginn der nächsten Projektphase?

Unser Vorgehen verbindet Aufgabenlisten mit der Prüfung realer Abläufe. Wir betrachten Frontend, Bestellungen und Versand; der Händler ergänzt die besonderen Backend-Arbeitsschritte seines Teams. So wird die Reihenfolge an den Stellen geprüft, an denen das Tagesgeschäft später funktionieren muss.

Ein Planungsbeispiel: Ein Händler hat eine stabile Warenwirtschaft, aber Kunden finden wichtige Produktvarianten im alten Shop schlecht. Hier würden wir zunächst den Verkaufsprozess und einen möglichen PrestaShop-Neuaufbau prüfen. Steht der ERP-Wechsel erst später an, braucht die Übergangsanbindung einen klar begrenzten Umfang.

In einem zweiten, ebenfalls beispielhaften Fall sind Preise und Artikelzuordnungen schon im ERP widersprüchlich. Ein modernerer Shop würde dieselben Widersprüche übernehmen. Hier liegt die erste Aufgabe eher bei Daten und Warenwirtschaft. Diese Beispiele sind Entscheidungssituationen, keine behaupteten Kundenprojekte.

Unsere veröffentlichte Referenz Brennerei Höllberg zeigt einen anderen wichtigen Punkt: Beim Wechsel von Shopware 5 auf PrestaShop 8 haben wir das vertraute Erscheinungsbild übernommen und gezielt optimiert. Ein Systemwechsel muss also nicht jede Ebene gleichzeitig verändern. Einen ERP-Wechsel oder dessen Reihenfolge leiten wir aus dieser Referenz ausdrücklich nicht ab.

Wir halten Zielbild, Zwischenzustand und die Voraussetzungen für jeden Übergang fest. Dazu gehören die befristeten Kosten genauso wie die spätere Betreuung. PrestaShop prüfen wir bevorzugt, wenn die Verkaufsoberfläche und individuelle Funktionen gezielt weiterentwickelt werden sollen. Die benötigten Anpassungen und Anbindungen bleiben Teil des Projekts.

Das Ergebnis ist eine begründete Reihenfolge statt eines pauschalen „alles neu“. Die eigentliche Umschaltung im laufenden Betrieb und die Übernahme von Daten und Modulinhalten behandeln wir anschließend getrennt. Für ein Gespräch über Ihren PrestaShop-Neuaufbau helfen uns die heutigen Systeme, deren Ablösetermine und die drei Abläufe, die während des Übergangs unbedingt verlässlich bleiben müssen.