Lagerbestand synchronisieren: Welche Menge darf der Onlineshop verkaufen?

Ein physisch vorhandener Artikel kann reserviert, beschädigt oder noch nicht zur Auslieferung freigegeben sein. Eine erwartete Lieferung ist dagegen möglicherweise bereits eingeplant, aber noch nicht eingetroffen. Diese Zustände sollten nicht unbemerkt in dieselbe Zahl einfließen.

Odoo unterscheidet in seiner Bestandsprognose unter anderem vorhandene, eingehende und ausgehende Mengen. Welche davon für den Onlineshop relevant ist, bleibt eine fachliche Entscheidung. Ein Prognosewert ist nicht automatisch ein Versprechen sofortiger Lieferbarkeit.

Vereinbaren Sie zunächst, ob der Shop nur sofort lieferbare Ware anbieten oder auch Vorbestellungen annehmen soll. Für ein einfaches Beispiel mit ausschließlich sofort verfügbarer Ware könnte gelten: Zehn physisch vorhandene Stück, drei noch abzuziehende Reservierungen und ein Sicherheitsstück ergeben sechs freigegebene Stück.

Dieses Beispiel ist keine universelle Formel. Wenn der gelieferte Ausgangswert Reservierungen bereits berücksichtigt, dürfen die drei Stück nicht nochmals abgezogen werden. Halten Sie deshalb die Bedeutung des Quellfeldes fest. Genau an dieser Stelle entstehen sonst Fehler, obwohl beide Systeme ihre Werte technisch korrekt verarbeiten.

Wir würden mindestens diese sechs Vorgänge durchspielen:

• Neue Bestellung: Die verkaufbare Menge verändert sich zum vereinbarten Zeitpunkt.
• Stornierung: Eine aufgehobene Reservierung wird korrekt berücksichtigt.
• Retoure: Ware wird erst nach der vorgesehenen Prüfung erneut freigegeben.
• Zweiter Kanal: Ein Verkauf außerhalb des Shops geht in den Abgleich ein.
• Wareneingang: Tatsächlicher Eingang und erwartete Lieferung bleiben getrennt.
• Ausfall: Veraltete Daten werden erkannt und nach der Störung abgeglichen.

Testen Sie auch Mengen nahe null. Ein Fehler bei tausend verfügbaren Stück fällt im Alltag möglicherweise kaum auf. Beim letzten Stück kann dieselbe Abweichung unmittelbar zu einer nicht erfüllbaren Bestellung führen.

Ein schnellerer Abgleich verkleinert unter Umständen die Zeit mit veralteten Angaben. Er korrigiert aber weder eine falsche Berechnung noch uneindeutige Artikelzuordnungen. Zwei Kanäle können zudem fast gleichzeitig auf denselben Restbestand zugreifen. Deshalb sollten auch Reservierungszeitpunkt und Umgang mit knappen Mengen festgelegt sein.

Bei besonders knappen oder wertvollen Artikeln können unterschiedliche Kanalzuweisungen oder ein Puffer sinnvoll sein. Ob das passt, hängt von Sortiment und Verkauf ab. Der Preis dafür kann sein, dass ein Kanal weniger anbietet, obwohl noch Ware vorhanden ist. Diese Abwägung sollte bewusst erfolgen, nicht zufällig durch den Connector entstehen.

Als Odoo Learning Partner bevorzugen wir eine Prüfung, bei der Bestandsführung und die dazugehörigen Einkaufs- und Verkaufsabläufe gemeinsam betrachtet werden. Odoo ist dabei unsere naheliegende Option. Ein funktionierendes anderes Warenwirtschaftssystem muss jedoch nicht allein für diesen Zweck ersetzt werden.

Für PrestaShop, Shopify, Shopware oder weitere Kanäle sollte dieselbe fachliche Bedeutung der Mengen gelten. Die technische Umsetzung kann sich unterscheiden. Wir prüfen deshalb pro Verbindung, welches Feld übertragen wird und wie der Shop daraus die sichtbare Verfügbarkeit ableitet. Eine pauschale Zusage für beliebige Connectoren wäre nicht seriös.

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und vereinbaren Sie regelmäßige Vergleichsfälle. Sinnvoll sind etwa knappe Artikel, kürzlich retournierte Ware und Produkte mit mehreren Varianten. Eine Fehlermeldung braucht einen Bearbeitungsweg: Was wird geprüft, welcher Wert ist maßgeblich und wie wird die Korrektur nachvollziehbar festgehalten?

In der Odoo-Beratung würden wir mit solchen Fällen beginnen. Der Beitrag zur PrestaShop-ERP-Anbindung beschreibt die Datenverantwortung; die Shopify-Odoo-Anbindung ergänzt die Bestellseite. Zusammen wird daraus ein überprüfbarer Ablauf statt einer Verbindung, die lediglich Zahlen hin- und herschickt.