ERP und Warenwirtschaft für Onlineshops: Welches System passt zu Ihrem Handel?
Welches ERP passt zu Ihrem Onlineshop? Anforderungen, Kosten und Shop-Anbindung verständlich erklärt – mit PrestaShop-Praxisbeispielen von sjmedia.
Direkte Antwort
Ein passendes ERP für Ihren Onlineshop muss Ihre Abläufe zuverlässig abbilden: von Einkauf und Lagerbeständen über Kundenpreise bis zu Bestellungen, Versand und Retouren. Entscheidend ist nicht allein, ob eine Shop-Schnittstelle angeboten wird, sondern welche Daten sie überträgt und wie sie mit Ihren Sonderfällen umgeht. Ein neues ERP macht deshalb nicht automatisch einen Wechsel des Shopsystems erforderlich.
Wenn Artikel doppelt gepflegt werden, Bestände nicht stimmen oder Bestellungen manuell übertragen werden müssen, wird der Wunsch nach einer neuen Software verständlich. Wir schauen dann zuerst auf die Abläufe. Wo entstehen die Probleme? Welche Daten fehlen? Was funktioniert bereits gut? Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, ob eine andere Warenwirtschaft nötig ist oder die bestehende Anbindung verbessert werden sollte.
Was ist der Unterschied zwischen ERP, Warenwirtschaft und Onlineshop?
Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich auf Warenbewegungen und Bestände: Einkauf, Lager, Verkauf und die dazugehörigen Belege. Ein ERP-System verbindet typischerweise weitere Unternehmensbereiche, beispielsweise Finanzwesen, Beschaffung oder Produktion. Der genaue Umfang hängt vom Produkt und den gebuchten Modulen ab. Der Onlineshop bildet dagegen den digitalen Verkauf ab. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Grundlagen: SAP.
Für Ihre Auswahl ist die Bezeichnung weniger wichtig als der tatsächliche Funktionsumfang. Eine Warenwirtschaft kann für Ihren Handel völlig ausreichen. Ein umfangreiches ERP hilft wenig, wenn Ihre Mitarbeitenden zentrale Aufgaben weiter in zusätzlichen Listen erledigen müssen.
Wann lohnt sich eine Warenwirtschaft für einen Onlineshop?
Es gibt dafür keine allgemeingültige Umsatz- oder Produktgrenze. Ein kleiner B2B-Katalog mit individuellen Preisen und mehreren Lieferanten kann organisatorisch anspruchsvoller sein als ein größerer Katalog mit einfachen Abläufen. Prüfen Sie vor allem, wie oft Informationen manuell übertragen werden und welche Fehler daraus entstehen.
- Sie pflegen Artikel oder Preise in mehreren Anwendungen.
- Shop und Lager zeigen unterschiedliche verfügbare Mengen.
- Mehrere Verkaufskanäle greifen auf denselben Bestand zu.
- Kundenpreise, Einkauf und Lieferzeiten sind nur mit Zusatzlisten beherrschbar.
- Teillieferungen, Rücksendungen oder Stornierungen erfordern viele manuelle Schritte.
Solche Punkte rechtfertigen eine genauere Prüfung. Sie bedeuten aber nicht, dass sofort das größte ERP-Paket nötig ist. Wir halten es für sinnvoll, zunächst die Abläufe zu verbinden, bei denen Fehler besonders teuer werden oder regelmäßig Arbeit liegen bleibt.
Welche Anforderungen sollten Händler zuerst festhalten?
| Bereich | Konkrete Frage für die Auswahl |
|---|---|
| Artikel und Lieferanten | Kann ein Artikel mehrere Lieferanten, Einkaufspreise und Lieferzeiten haben? |
| Bestände | Werden Lagerbestand, Reservierungen und tatsächlich verkaufbare Menge unterschieden? |
| B2B-Preise | Kommen Kundenpreise, Staffelpreise und Verpackungseinheiten korrekt im Shop an? |
| Bestellabwicklung | Was passiert bei Teillieferung, Stornierung und Erstattung? |
| Katalogpflege | Wo werden Beschreibungen, Bilder und Übersetzungen gepflegt? |
| Datenvolumen | Wie lange dauern Erstimport und typische tägliche Änderungen mit Ihren Daten? |
| Betreuung | Wer erkennt Übertragungsfehler und kümmert sich um deren Behebung? |
Eine Demo mit wenigen Musterartikeln beantwortet nicht, wie eine Anbindung mit einem großen Lieferantenkatalog funktioniert. Wir empfehlen deshalb einen Test mit repräsentativen Artikeln und Bestellungen. Bei großen Katalogen gehören auch realistische Änderungsmengen dazu. Entscheidend ist nicht nur, ob Daten ankommen, sondern ob sie rechtzeitig und korrekt ankommen.
Müssen Sie für ein neues ERP PrestaShop verlassen?
Nein. PrestaShop lässt sich über vorhandene Connectoren oder eine individuell entwickelte Anbindung mit externen Anwendungen verbinden. Die dokumentierte Webservice-API stellt unter anderem Ressourcen für Produkte, Kunden, Bestellungen und verfügbare Bestände bereit. Ob darüber alle benötigten Funktionen abgedeckt sind, muss für das konkrete Projekt geprüft werden. PrestaShop: Webservice-Ressourcen.
Als sjmedia arbeiten wir schwerpunktmäßig mit PrestaShop. Deshalb prüfen wir bei einem bestehenden Shop zuerst, was sich mit dem vorhandenen System wirtschaftlich lösen lässt. Diese Erfahrung ist für uns ein Ausgangspunkt für die Beratung, kein Grund, jede andere Lösung auszuschließen.
Ein Beispiel aus unserer Arbeit ist Autolackpartner: Dort haben wir das bestehende VISMA-ERP-Importmodul neu konzipiert und eine eigene Lösung für den automatisierten Import der Produktbilder entwickelt. Das zeigt, warum wir die Qualität der Anbindung getrennt von der Wahl des Shopsystems betrachten. Eine unzureichende Schnittstelle ist nicht automatisch ein Argument gegen den Shop. Unsere PrestaShop-Leistungen und ERP-Projektbeispiele.
Odoo, weclapp, Billbee und orgaMAX: Was passt zu welchem Bedarf?
Diese Lösungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Für uns beginnt die Auswahl deshalb mit Ihrem Bedarf: Benötigen Sie ein umfassendes ERP, eine zentrale Auftragsabwicklung oder vor allem eine bessere Betreuung Ihrer Kunden? Eine vorhandene Anbindung ist eine gute Grundlage, aber noch keine Zusage für alle benötigten Funktionen.
Odoo: vorhandene PrestaShop-Connectoren als Ausgangspunkt
Für Odoo und PrestaShop gibt es fertige Connectoren, beispielsweise von VentorTech. Der Anbieter nennt unter anderem Produkte, Bilder, Bestände, Kunden, Bestellungen sowie Staffel- und Gruppenpreise. Das kann eine gute Grundlage sein, wenn mehrere Unternehmensbereiche und individuelle B2B-Abläufe zusammengeführt werden sollen. Wir prüfen zunächst den vorhandenen Funktionsumfang und ergänzen die Anbindung bei Bedarf – soweit technische Möglichkeiten und Lizenzbedingungen dies zulassen.
Wichtig ist das Betriebsmodell: Der geprüfte VentorTech-Connector unterstützt Odoo.sh und selbst betriebene Odoo-Installationen, nicht Odoo Online. Retouren und Erstattungen führt der Anbieter derzeit noch als angekündigte Funktion. Solche Punkte müssen vor der Entscheidung zu Ihren Abläufen passen. Quelle: VentorTech – Odoo PrestaShop Connector.
weclapp: Cloud-ERP mit vorhandenen Shop-Anbindungen
weclapp nennt native Integrationen zu PrestaShop, Shopify und Shopware. Für Händler, die Artikelverwaltung und Auftragsabwicklung in einer Cloud-Lösung bündeln möchten, ist das ein sinnvoller Kandidat für die Prüfung. Welche Shopversion und welche Preis-, Bestands- oder Bestellfunktionen die jeweilige Anbindung unterstützt, klären wir anhand der konkreten Anforderungen. Quelle: weclapp – Artikelverwaltung und Shop-Integrationen.
Billbee: Auftragsabwicklung für mehrere Verkaufskanäle
Billbee ist insbesondere für die kanalübergreifende Auftragsabwicklung interessant. Die offizielle Hilfe dokumentiert Anbindungen für PrestaShop, Shopify und Shopware 6. Die PrestaShop-Anleitung enthält allerdings ältere, teils widersprüchliche Versionsangaben. Eine Freigabe für PrestaShop 8 oder 9 ist daraus nicht belastbar ableitbar; diese lassen wir vor einem Einsatz ausdrücklich bestätigen. Wer Bestellungen, Rechnungen, Versand und Bestände zentral bearbeiten möchte, sollte Billbee daher mitprüfen. Ob darüber hinaus benötigte Einkaufs-, Produktions- oder komplexe B2B-Prozesse abgedeckt sind, muss separat bewertet werden. Wir setzen eine solche Lösung nicht pauschal mit einem umfassenden ERP gleich. Quelle: Billbee – unterstützte Shops und Versionshinweise zur PrestaShop-Anbindung.
orgaMAX: ERP und Warenwirtschaft mit E-Commerce-Erweiterung
orgaMAX ERP führt PrestaShop, Shopify und Shopware als unterstützte Shopsysteme seiner E-Commerce-Erweiterung auf. Damit ist orgaMAX auch für einen bestehenden PrestaShop eine mögliche Option. Vor der Auswahl prüfen wir die konkrete Produktedition, Shopversion, benötigte Zusatzmodule und die tatsächlich unterstützten Datenflüsse. Aus der allgemeinen Nennung von PrestaShop lässt sich beispielsweise keine automatische Freigabe für jede aktuelle Version ableiten. Quelle: orgaMAX ERP – E-Commerce.
Unsere Empfehlung: Lassen Sie sich Ihre wichtigsten Abläufe mit denselben Testfällen in den infrage kommenden Lösungen zeigen. Eine pauschale Rangliste beantwortet nicht, ob Ihr individueller Kundenpreis oder die Bestellung mit zwei Lieferanten sauber verarbeitet wird. Die genannten Anbindungen sind durch Anbieterinformationen belegt; ihre Eignung für Ihr Projekt ergibt sich erst aus der konkreten Prüfung.
Was gilt bei Shopify und Shopware?
Auch dort sollten Sie bei Ihren Abläufen beginnen. Vergleichen Sie für die konkrete Kombination aus Shop und Warenwirtschaft den Connector-Umfang, zusätzliche Apps, laufende Kosten und Zuständigkeiten. Die bloße Angabe „Shopify-kompatibel“ oder „Shopware-Anbindung vorhanden“ beschreibt noch nicht, wie Ihre Retouren oder kundenspezifischen Preise verarbeitet werden.
Wenn ein Shopwechsel im Raum steht, rechnen Sie außerdem Datenübernahme, Tests, Schulung und den laufenden Betrieb mit ein. Einen Wechsel allein wegen einer bekannteren Bedienoberfläche halten wir nicht für eine ausreichende Entscheidungsgrundlage.
Welche Kosten gehören in den Vergleich?
Vergleichen Sie ERP-Lizenz, Connector, Einrichtung, Datenbereinigung, Anpassungen, Tests und spätere Betreuung. Halten Sie einmalige und laufende Kosten getrennt fest. Eine niedrige Connector-Lizenz sagt wenig über den Gesamtaufwand aus, wenn wichtige Prozesse erst ergänzt werden müssen. Umgekehrt ist eine individuelle Entwicklung nicht automatisch nötig, wenn ein vorhandener Connector Ihre Anforderungen abdeckt.
Häufige Fragen
Welches ERP ist das beste für einen Onlineshop?
Das lässt sich ohne Anforderungen nicht seriös beantworten. Entscheidend sind Ihre Einkaufs-, Lager-, Preis- und Bestellprozesse sowie die nachweisbare Abdeckung durch die Shop-Anbindung. Vergleichen Sie konkrete Testfälle statt nur Funktionslisten.
Reicht ein Connector für die Einführung?
Er kann die technische Grundlage liefern. Zusätzlich müssen Daten zugeordnet, führende Systeme festgelegt und Fehlerfälle getestet werden. Ob Anpassungen nötig sind, hängt von Ihren Abläufen ab.
Kann die vorhandene Warenwirtschaft bleiben?
Ja, wenn sie fachlich passt und die benötigten Daten zuverlässig bereitstellen und verarbeiten kann. Prüfen Sie zunächst die Anbindung, bevor Sie zwei funktionierende Systeme gleichzeitig ersetzen.